Politique de confidentialité

Votre confiance en nous constitue le capital le plus important de la société coopérative à responsabilité limitée à finalité sociale HEC CONSULTING GROUP (en abrégé « HCG »), dont le siège social est établi à 4000 Liège, Rue Louvrex 14, enregistrée à la Banque Carrefour des Entreprises sous le numéro 0475.271.294, RPM Liège, division Liège (ci-après dénommée « HEC Consulting »,  « nous » ou « notre Société »). Votre vie privée revêt dès lors une importance essentielle pour nous.

La présente politique de confidentialité (ci-après dénommée la « Politique ») s’applique entre autres à (i) notre site internet https://www.heccg.com (ci-après dénommé le « Site Web »), à (ii) nos pages sur les réseaux sociaux, (iii) à toutes les relations (commerciales) existant entre HEC Consulting et toutes personnes avec qui nous sommes susceptibles d’entretenir des relations (clients, prospects, tiers, étudiants).

La présente Politique s’applique à toutes les données à caractère personnel traitées par HEC Consulting dans les relations décrites ci-avant, agissant en qualité de responsable du traitement, et couvre tous les traitements de données dont HEC Consulting est responsable du point de vue des personnes concernées dans les relations décrites ci-avant.

Cette Politique contient, entre autres, des informations sur les données à caractère personnel que HEC Consulting récolte, ainsi que sur la manière dont HEC Consulting traite ces données à caractère personnel.

HEC Consulting met tout en œuvre pour agir à tout moment en conformité avec (i) le Règlement européen (UE) 2016/679 du 27 avril 2016 (Règlement Général sur la Protection des Données – le « RGPD ») et (ii) la Loi belge du 30 juillet 2018 relative à la protection des personnes physiques à l’égard des traitements de données à caractère personnel.

La visite du Site Web, de nos pages de réseaux sociaux, la transmission de vos données à caractère personnel lors de vos échanges avec l’un des membres de HEC Consulting, le dépôt d’une candidature, la sollicitation de nos services ainsi que, de manière générale, la communication avec HEC Consulting impliquent votre approbation expresse de la présente Politique et donc de la manière dont nous collectons, utilisons et traitons vos données à caractère personnel. HEC Consulting ne traitera toutefois jamais vos données à caractère personnel sans votre consentement lorsque ce dernier est nécessaire.

Veuillez lire la présente Politique en combinaison avec la politique d’utilisation des cookies de HEC Consulting.

  • Types de données à caractère personnel

HEC Consulting peut collecter et traiter les données à caractère personnel suivantes :

  • Nom ;
  • Prénom ;
  • Adresse e-mail ;
  • Coordonnées reprises sur le CV qu’il est possible de joindre à une candidature spontanée ;
  • Adresse du domicile (adresse, code postal, localité, pays) ;
  • Numéro de téléphone (fixe/gsm) ;
  • Adresse IP ;
  • Numéro de compte bancaire ;
  • Numéro de TVA (si indépendant) ;
  • Toutes les données à caractère personnel transmises volontairement à HEC Consulting (notamment lors de la correspondance via le formulaire de contact/de candidature, la transmission spontanée d’un CV, via les réseaux sociaux, par mail ou par téléphone).

HEC Consulting collecte en outre automatiquement des informations anonymes concernant l’utilisation que vous faites du Site Web, par le biais de cookies. Ainsi, par exemple, HEC Consulting enregistrera automatiquement quelles parties du Site Web vous visitez, quel navigateur web vous utilisez, etc. HEC Consulting ne peut pas vous identifier sur la base de ces données, mais celles-ci permettent à HEC Consulting d’étudier la façon dont vous utilisez Site Web. Dès lors, la navigation sur le Site Web de HEC Consulting implique votre acceptation concernant l’utilisation de certains cookies. Pour en savoir plus à ce sujet, veuillez lire notre politique d’utilisation des cookies.

  • Mode de collecte des données à caractère personnel

Ces données à caractère personnel sont collectées en cas de ou dans le cadre de :

  • La visite du Site Web de HEC Consulting par le biais des cookies ;
  • L’inscription de vos données à caractère personnel via le formulaire de contact disponible sur le Site Web de HEC Consulting ;
  • La candidature spontanée et le transfert par vos soins de vos coordonnées et de votre CV afin de soumettre votre candidature à HEC Consulting ;
  • Une demande d’information ;
  • La remise de prix ou d’une offre ;
  • L’usage fait d’un service proposé par HEC Consulting;
  • L’échange de cartes de visite ;
  • De manière générale, la correspondance échangée avec HEC Consulting (e-mail, téléphone, ou par tout autre moyen de correspondance) ainsi que la collaboration avec HEC Consulting.

Les données à caractère personnel collectées par HEC Consulting sont donc expressément et volontairement fournies par vos soins.

La délivrance de certaines données à caractère personnel est une condition afin de pouvoir bénéficier de certains services (par exemple la demande d’information via le formulaire de contact ou la candidature spontanée via le formulaire de candidature disponible sur le Site Web). Nous nous engageons à ne collecter que les données à caractère personnel dont nous avons besoin pour la finalité du traitement, et à ne traiter ces données qu’en fonction du but poursuivi.

  • Utilisation des données à caractère personnel

HEC Consulting peut utiliser vos données à caractère personnel pour les finalités que vous trouverez en annexe 1 de la présente Politique.

De manière générale, nous n’utiliserons vos données à caractère personnel que si vous y avez consenti ou lorsque cette utilisation repose sur l’un des fondements juridiques prévus légalement :

  • La sauvegarde de nos intérêts légitimes ;
  • La conclusion, la négociation et l’exécution d’un contrat qui nous lie avec vous ;
  • Le respect d’une obligation légale ;
  • La préservation de l’intérêt public.
  • Divulgation de données à caractère personnel à des tiers

HEC Consulting ne divulguera pas vos données à caractère personnel à des tiers, sauf lorsque cela s’avère nécessaire dans le cadre du service sollicité et notamment, mais sans limitation :

  • La gestion de nos bases de données (inscription/modification/suppression) ;
  • Les analyses de fréquentation de notre Site Web ;
  • Le stockage informatique ;
  • Le respect des obligations légales imposées à HEC Consulting.

Dans ce contexte, vos données à caractère personnel peuvent éventuellement être rendues publiques auprès des webmasters, des partenaires de paiement, des fournisseurs de logiciels, des partenaires cloud, notre compagnie d’assurances ainsi que divers prestataires à qui HEC Consulting est susceptible de faire appel dans le cadre de la prestation de ses services.

S’il est nécessaire que, dans ce cadre, HEC Consulting divulgue vos données à caractère personnel à des tiers, la tierce partie concernée sera tenue d’utiliser vos données à caractère personnel conformément aux dispositions de la présente Politique.

Nonobstant ce qui précède, il est toutefois possible que HEC Consulting divulgue vos données à caractère personnel :

  • Aux autorités compétentes (i) lorsque HEC Consulting y est tenue en vertu de la loi ou dans le cadre d’une procédure judiciaire en cours ou future et (ii) pour garantir et défendre ses droits ;
  • Lorsque HEC Consulting ou la majorité de ses actifs sont repris par une tierce partie, auquel cas vos données à caractère personnel – collectées par HEC Consulting – constitueront l’un des actifs transférés;
  • Lorsque vous y avez expressément consenti, le cas échéant.
  • Traitement transfrontalier des données à caractère personnel

En principe nous ne transmettrons pas vos données à caractère personnel en-dehors de l’Espace économique européen (EEE). Toutefois, si dans le cadre de certaines prestations, HEC Consulting est amenée à traiter vos données à caractère personnel en dehors de l’EEE avec un destinataire qui a son domicile ou son siège social dans un pays qui ne tombe pas sous une décision similaire, promulguée par la Commission européenne, ce traitement sera soumis aux dispositions d’une convention de transfert de données, laquelle contiendra (i) les clauses contractuelles standards telles que définies dans la ‘Décision de la Commission européenne du 5 février 2010 (Décision 2010/87/CE)’, ou (ii) un quelconque autre mécanisme sur la base de la législation relative à la vie privée ou d’une quelconque autre réglementation relative au traitement de données à caractère personnel.

  • Stockage des données à caractère personnel

Sauf quand un plus long délai de conservation est requis ou justifié (i) par la loi ou (ii) par le respect d’une autre obligation légale, HEC Consulting ne conserve vos données à caractère personnel que pendant la période qui est nécessaire pour atteindre et remplir les objectifs pour lesquels elles ont été collectées tels que décrits dans la présente Politique, sous le point ‘utilisation des données à caractère personnel’.

HEC Consulting conservera toutes les données à caractère personnel qu’elle a collectées, dans ses dossiers en version papier conservés en interne dans l’entreprise le cas échéant, sur ses serveurs et logiciels informatiques internes ainsi que sur un serveur cloud localisé en Europe.

Voir Annexe 2 : durées de conservation par catégorie de traitements.

  • Vos droits relatifs à la protection de vos données à caractère personnel

Dans le cadre du traitement de vos données à caractère personnel, vous disposez des droits suivants :

  • Droit d’accéder à vos données à caractère personnel ;
  • Droit de faire rectifier, de compléter ou de mettre à jour vos données à caractère personnel ;
  • Dans certaines circonstances, le droit de supprimer vos données à caractère personnel (‘droit à l’oubli’) (dans ce contexte, HEC Consulting indique que certains services ne seront plus accessibles ou ne pourront être fournis si vous supprimez certaines données personnelles ou les faites supprimer) ;
  • Droit à une limitation du traitement de vos données à caractère personnel ;
  • Droit à la portabilité de vos données à caractère personnel ;
  • Droit d’objection / d’opposition contre le traitement de vos données à caractère personnel.

Si vous souhaitez exercer vos droits relatifs à la protection de vos données à caractère personnel, veuillez contacter HEC Consulting par e-mail (hello@heccg.com) ou par courrier (HEC Consulting, Rue Louvrex 14 à 4000 Liège).

Vous trouverez de plus amples informations à propos de vos droits sur le site web de l’Autorité de Protection des Données (ci-après l’ « APD »)  via le lien suivant « https://www.autoriteprotectiondonnees.be/».

  • Protection des données à caractère personnel

HEC Consulting s’engage à prendre les mesures de précaution raisonnables, de nature physique, technique et/ou organisationnelle pour éviter (i) l’accès non autorisé à vos données à caractère personnel, ainsi que (ii) l’abus, la perte, le vol ou la destruction accidentelle ou illicite de vos données à caractère personnel.

Nonobstant la politique de sécurité des données à caractère personnel de HEC Consulting, les contrôles qu’elle effectue et les actes qu’elle pose dans ce cadre, il ne peut être garanti un niveau infaillible de sécurité. Aucune méthode de transfert ou de transmission par le biais d’internet, ni aucune méthode de stockage électronique ne sont sûres à 100 %, de sorte que HEC Consulting ne peut, dans ce cadre, garantir une sécurité absolue. HEC Consulting étant soumise à cet égard à une obligation de moyen.

  • Actualisation de la Politique

HEC Consulting est habilitée à actualiser la présente Politique en publiant une nouvelle version sur le Site Web. Dans ce cadre, il est particulièrement indiqué de consulter régulièrement le Site Web et la page concernée sur laquelle la Politique est disponible, afin d’être certain que vous ayez connaissance des moindres modifications.

  • Autres sites web

Le Site Web peut contenir des hyperliens vers d’autres sites web et pages de réseaux sociaux. Lorsque vous cliquez sur l’un de ces liens, vous pouvez être redirigé vers un autre site web ou une source internet qui pourrait recueillir des informations à votre sujet via des cookies ou d’autres technologies. HEC Consulting ne porte aucune responsabilité, ou autorité de contrôle sur ces autres sites ou ressources internet, ni sur la collecte, l’utilisation et la distribution de vos données à caractère personnel. Vous devez vérifier vous-même la politique de confidentialité de ces autres sites web et sources internet afin de pouvoir juger s’ils agissent conformément à la législation sur la protection de la vie privée.

  • Contactez HEC Consulting

Si vous avez des questions sur la présente Politique ou sur la manière dont HEC Consulting collecte, utilise ou traite vos données à caractère personnel, veuillez nous contacter :

ou

  • Par courrier : HEC Consulting, Rue Louvrex 14 à 4000 Liège

Si vous n’êtes pas satisfait de la manière dont HEC Consulting a traité les questions ou commentaires que vous lui avez soumis, ou si vous avez des réclamations concernant la manière dont HEC Consulting collecte, utilise et/ou traite vos données à caractère personnel, vous pouvez introduire une plainte auprès de l’APD.

  • Qu’attendons-nous de vous ?

De notre côté, nous attendons de vous que vous vous assuriez que les informations que vous nous avez transmises sont pertinentes et à jour. Vous devez également nous informer sans délai de tout changement significatif relatif à votre situation. Si vous êtes amené à devoir nous fournir des informations sur un tiers, nous vous invitons à vous assurer que ce dernier vous a donné son consentement pour ce faire.

 

Annexe 1 – Finalités de l’utilisation des données à caractère personnel

HEC Consulting peut notamment utiliser vos données à caractère personnel pour les finalités suivantes :

  1. La visite de notre Site Web, l’optimisation de la qualité, la gestion et le contenu du Site Web (cookies) :

Afin d’améliorer la qualité de vos visites sur notre Site Web, nous utilisons certains cookies nous permettant de mémoriser certaines de vos données à caractère personnel. Cependant, nous utilisons de façon très limitée les cookies de longue durée.

Merci de cliquer ici pour en savoir plus sur la façon dont nous utilisons les cookies.

Ce traitement se fonde sur notre intérêt légitime ou sur votre consentement.

  1. Réception et traitement des questions posées via le formulaire de contact ou par tout autre moyen de communication :

Un formulaire de contact en ligne est disponible sur notre Site Web. Vous avez également l’opportunité de nous contacter par téléphone et par e-mail. Afin d’honorer vos demandes (demandes d’information, demandes de prix, demande de candidature, etc…) nous serons amenés à traiter certaines de vos données à caractère personnel.

Ce traitement se fonde sur notre intérêt légitime ou sur l’exécution (pré)contractuelle.

  1. Transmission d’un CV par mail ou via le formulaire de recrutement

Un espace dédié au recrutement est disponible sur notre Site Web. Par ce biais, vous avez la possibilité d’inscrire vos coordonnées de contacts et également de communiquer votre CV en nous l’envoyant par email via l’adresse générale. Afin de répondre à votre demande, nous serons amenés à traiter les données à caractère personnel communiquées par ces différents canaux.

Ce traitement se fonde sur notre intérêt légitime ou sur l’exécution précontractuelle.

Si vous donnez votre consentement à cette fin, vos coordonnées ainsi que votre CV seront conservés dans une base de données afin de nous permettre de vous contacter ultérieurement dès qu’un poste correspondant à votre demande se libère. Nous vous invitons à nous en faire part si vous ne souhaitez pas que votre CV soit conservé à cette fin.

  1. Remise de prix ou d’une offre :

Afin de rédiger et de vous communiquer une remise de prix ou une offre, sur base de votre sollicitation, nous serons amenés à traiter certaines de vos données à caractère personnel.

Ce traitement se fonde sur une exécution précontractuelle.

  1. L’établissement d’une convention:

En tant que porteur de projet, vous pourrez être amené à conclure une convention ou à signer des documents contractuels avec HEC Consulting afin que nous puissions entamer la collaboration pour laquelle vous avez sollicité certains de nos services. Dans ce cadre, nous serons amenés à récolter certaines de vos données à caractère personnel.

Ce traitement se fonde sur l’exécution (pré)contractuelle ou sur une obligation légale.

  1. Exécution des services, traitement de vos opérations et exécution de vos instructions dans le cadre des services que nous proposons :

Nous utilisons vos données afin d’effectuer les services pour lesquels vous avez fait appel à HEC Consulting. Cette utilisation implique que HEC Consulting soit en possession de vos données à caractère personnel aussi longtemps que le nécessite la prestation du/des service(s) au(x)quel(s) vous avez souscrit.

Ce traitement se fonde sur l’exécution de tout contrat conclu avec vous et/ou de tout engagement pris par vous ou par HEC Consulting à votre égard.

  1. Echange de données avec HEC Consulting lors de communications formelles/informelles sur des foires ou autres évènements professionnels :

HEC Consulting participe à des salons et foires commerciales. Lors de ces évènements notamment, il se peut que vous échangiez vos données à caractère personnel avec nos représentants commerciaux, notamment par le biais de l’échange de vos cartes de visite. HEC Consulting sera donc amenée à récolter, le cas échéant, ces données à caractère personnel vous concernant.

Ce traitement se fonde sur notre intérêt légitime.

  1. L’établissement de ‘mailinglists’ :

Dans le cadre des différents services que nous proposons, nous constituons une base de données de contacts afin d’assurer un meilleur suivi de nos relations clients. Dans ce contexte, certaines de vos données à caractère personnel pourront être collectées et conservées dans une base de données. Vos données à caractère personnel ne seront jamais utilisées à des fins marketing sans votre consentement exprès.

Le fondement juridique du traitement de vos données à cette fin est l’exécution d’un contrat (relation contractuelle), notre intérêt légitime (prospection commerciale) ou votre consentement (fins marketing).

  1. L’envoi des factures et la perception des paiements :

Dans le cadre des prestations proposées par HEC Consulting et des conventions que vous aurez conclues avec nous, nous serons amenés à utiliser certaines de vos données à caractère personnel afin d’établir les factures et, suite à la perception des paiements, les transférer au service comptabilité à toutes fins utiles de bonne gestion des dossiers de facturation.

Ce traitement se fonde sur l’exécution d’un contrat.

  1. Respect des législations et des réglementations :

Nous nous assurons du respect de toute législation ou réglementation en vigueur. Dans ce cadre, et si cela s’impose, nous serons amenés à traiter certaines de vos données à caractère personnel.

Ce traitement se fonde sur le respect d’une obligation légale.

 

  1. Protection de nos droits :

Nous sommes susceptibles d’utiliser vos données à caractère personnel afin de protéger nos droits notamment dans le cadre de la défense ou de la protection de droits et d’intérêts légaux, d’actions en justice, la gestion de réclamations ou de litiges, en cas de restructuration de sociétés ou autres opérations de fusion ou acquisition..

Ce traitement se fonde sur le respect d’une obligation légale.

 

Annexe 2 : durée de conservation par catégorie de finalité, sous réserve du droit à l’oubli (sauf obligation légale de conservation)

Finalités des traitements de données à caractère personnel Fondement Durée de conservation maximale (sauf indication contraire)
La visite de notre Site Web, l’optimisation de la qualité, la gestion et le contenu du Site Web (cookies)

Intérêt légitime

Consentement

Voir Politique d’utilisation des cookies.
Réception et traitement des questions posées via le formulaire de contact ou par tout autre moyen de communication 

Intérêt légitime

Exécution (pré)contractuelle

3 ans après le dernier contact si client / 1 an après le dernier contact si prospect.
Transmission d’un CV par mail ou via le formulaire de recrutement

Intérêt légitime

Exécution précontractuelle

Consentement

Si consentement : conservation dans la base de données recrutement pendant 2 ans à dater du consentement.

Si pas de consentement : supprimé dans le mois qui suit la demande.

Remise de prix ou d’une offre  Exécution précontractuelle

– Devis/offres non conclues : 3 ans après le dernier contact client/prospect.

– Devis/offres signées : 7 ans à dater de la fin du contrat.

Etablissement d’une convention

Exécution (pré)contractuelle

Obligation légale

7 ans à dater de la fin du contrat.
Exécution des services, traitement de vos opérations et exécution de vos instructions dans le cadre des services que nous proposons Exécution contractuelle

7 ans après le dernier contact avec l’individu.

Pour ce qui est des documents financiers : 7 ans à partir du 1e janvier de l’année qui suit la période imposable.

Echange de données avec HEC Consulting lors de communications formelles/informelles sur des foires ou autres évènements professionnels  Intérêt légitime

–          3 ans après le dernier contact avec le prospect ;

–          A supprimer directement si pas d’intérêt commercial.

L’établissement de ‘mailinglists’ 

Exécution contractuelle

Intérêt légitime

Consentement

– Si pas de consentement : suppression de l’adresse mail dès que la finalité est atteinte ;

– Si consentement : prévoir un consentement « indéfini » (tant qu’il y a un intérêt commercial).

L’envoi des factures et la perception des paiements

Exécution contractuelle

 

Documents financiers : 7 ans à partir du 1e janvier de l’année qui suit la période imposable.
Respect des législations et des réglementations Obligation légale

– Documents sociaux : 5 ans à partir du jour qui suit celui de la fin de l’exécution du contrat ;

– Données médicales (certificat) : 15 ans maximum

– Données liées aux accidents de travail : 10 ans maximum

– Documents financiers : 7 ans à partir du 1e janvier de l’année qui suit la période imposable

Protection de nos droits Obligation légale Aussi longtemps que l’action en justice/la procédure/le litige est en cours, et jusqu’à 10 ans après cela.